Tietosuojaseloste

Laadittu 23.5.2018. Viimeisin muutos 25.4.2023.

Meille tietosuoja ja yksilön oikeudet ovat toimintamme keskeisiä arvoja, ja noudatamme henkilötietojen käsittelyssä soveltuvaa lainsäädäntöä, kuten EU:n yleistä tietosuoja-asetusta ja Suomessa voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Tässä tietosuojasuojaselosteessa kerromme, kuinka käsittelemme Etäkoulu Kulkurin oppilaiden ja huoltajien tietoja opetuksen järjestämisessä. Tässä selosteessa kerrotaan myös tietosuojaoikeuksistasi ja siitä, kuinka voit käyttää niitä.

Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia sellaisia tietoja, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa. Kyseessä voi olla tieto, josta henkilö on suoraan tunnistettavissa, kuten nimi, henkilötunnus, puhelinnumero, sähköpostiosoite tai valokuva, tai tieto, joka yhdistettynä muihin tietoihin mahdollistaa epäsuorasti henkilön tunnistamisen.

Rekisterinpitäjä on se taho, joka määrittelee, mihin tarkoituksiin ja millä tavoin henkilötietojasi käsitellään. Rekisterinpitäjän vastuulla on huolehtia sitä, että henkilötietojasi käsitellään lainmukaisesti.

Rekisteröidyllä tarkoitetaan sinua eli sitä henkilöä, jonka tietoja käsitellään.

1. Rekisterinpitäjä

Etäkoulu Kulkuria ylläpitää ja rekisteristä vastaa Kansanvalistusseura sr. niminen säätiö (”Kvs-säätiö”). Se sijaitsee Helsingissä ja on Suomen vanhin, vuonna 1874, perustettu sivistysjärjestö.

2. Kehen voit olla yhteydessä henkilötietojesi käsittelyä koskevissa asioissa?

Rekisterinpitäjän ja rekisteriasioista vastaavan henkilön yhteystiedot löydät alta.

Rekisterinpitäjä: Kansanvalistusseura sr (0116589-4)

Postiosoite: Museokatu 18, 00100 HELSINKI

Sähköposti: tietosuoja@kvs.fi

Tietosuoja-asioista vastaa säätiön talous- ja hallintopäällikkö. Ajantasaiset yhteystietomme löydät verkkosivuiltamme www.kvs.fi

3. Mitkä ovat käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?

Käsittelemme Etäkoulu Kulkurin oppilaiden ja heidän huoltajiensa henkilötietoja koulun oppilasrekisterin yhteydessä. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on kurssi-ilmoittautumisten ja opetuksen järjestäminen.

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn ja Kvs-säätiön väliseen sopimukseen sekä oikeutettuun etuumme, joka perustuu opetuksen järjestämiseen ja siihen liittyvään yhteydenpitoon. Lisäksi käsittelemme henkilötietoja lakisääteisiin velvoitteisiimme perustuen.

4. Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme oppilasrekisterin yhteydessä seuraavia oppilaiden ja heidän huoltajien henkilötietoja:

• oppilaan perustiedot, kuten etu- ja sukunimi, henkilötunnus, syntymäaika, sukupuoli ja äidinkieli
• oppilaan yhteystiedot, kuten osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• huoltajan nimi ja yhteystiedot
• kurssi-ilmoittautumisia koskevat tiedot
• tiedot koskien opiskelua, kuten opintosuorituksia ja todistuksia koskevat tiedot

Kurssimaksujen maksajien tietoja (mm. yhteystiedot, maksutavat sekä luotto- ja perintätiedot) ylläpidetään Kansanvalistusseuran Asiakas- ja sidosryhmärekisterissä.

5. Mistä tiedot saadaan?

Tiedot saadaan oppilailta ja heidän huoltajiltaan. Lisäksi tietoja voidaan pyytää oppilaan aiemmista kouluista tai toisesta koulusta.

6. Missä tietoja käsitellään?

Tietoja käsitellään KVS-säätiön järjestelmissä, joita ylläpitävät tahot toimivat henkilötietojen käsittelijöinä lukuumme ja ohjeidemme mukaisesti.

Käsittelemme oppilastietoja oppilashallintojärjestelmissä. Niitä ylläpitävät Asio-Data Oy ja Tawasta Oy.

Hakulomakkeen tietoja käsitellään Webropol-kyselytyökalussa.

Käsittelemme opetukseen ja opiskeluun liittyviä asioita pääasiassa verkkokoulussa eli sähköisessä Canvas-oppimisympäristössä ja Google Workspace for Education -ympäristössä.

Opettajat ja koulun toimisto käsittelevät asiakirjoja ja sähköposteja Microsoft O365 -järjestelmässä.

7. Ketkä tietoja käsittelevät?

Oppilaiden ja heidän huoltajiensa tietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joiden niitä täytyy käsitellä työtehtäviensä hoitamiseksi. Esimerkiksi opettajat käsittelevät opintoihin, mutta eivät kurssimaksuihin liittyviä asioita. Opinto-ohjaajalle annetut tiedot ovat opinto-ohjaajan hallussa, mutta oppilaan opiskeluun liittyvistä asioista voidaan tarvittaessa tiedottaa myös opettajille, koulunjohtajalle ja muille asianosaisille.

8. Voidaanko tietojani antaa jollekulle muulle?

Luovutamme tietoja seuraavissa tapauksissa:

Jos siirryt Etäkoulu Kulkurista toiseen kouluun tai opiskelet Etäkoulu Kulkurin kanssa samaan aikaan toisessa koulussa, ne voivat tarvita tietoja meillä suorittamistasi opinnoista. Pyyntö tietojen luovuttamiseen voi tulla toiselta koululta, oppilaalta itseltään, hänen huoltajaltaan tai huoltajan valtuuttamalta henkilöltä. Jos pyynnön esittää toinen koulu, pyynnön oikeellisuus varmennetaan ennen tietojen luovuttamista oppilaan huoltajalta. Tiedot voidaan luovuttaa niin Suomessa kuin missä tahansa päin maailmaa sijaitsevalle koululle (tietosuoja-asetuksen tarkoittama tietojen luovuttaminen EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle).

Etäkoulu Kulkurilla ei ole oikeutta antaa peruskoulun päättötodistuksia vaan ne antaa yhteistyökoulumme Helsingin yliopiston Viikin normaalikoulu. Todistuksen myöntämistä varten se tarvitsee suoritus- ja perushenkilötietosi. Luovutamme näitä tietoja sille (tietosuoja-asetuksen tarkoittama säännönmukainen tietojenluovutus). Viikin normaalikoulu voi toimittaa näitä tietoja peruskoulun jälkeisiin opintoihin hakemista varten Opetushallituksen ylläpitämään valtakunnalliseen Koski- ja Opintopolku-palveluun.

Etäkoulu Kulkuri voi Suomen lain edellyttämällä tavalla luovuttaa kaikkia hallussaan olevia tietoja Suomen viranomaisille (esimerkiksi sosiaaliviranomaiset), jos ne niitä pyytävät.

9. Kuinka kauan tietojani säilytetään?

Opiskelutehtävät säilytetään kurssin ajan ja poistetaan vuoden kuluttua kurssin päättymisestä. Oppilastiedot ja todistukset säilytetään pysyvästi eli niitä ei tuhota koskaan (arkistolaki 831/1994 8§). Kurssimaksuihin liittyvät kirjanpitotiedot tiedot tuhotaan seitsemän vuoden kuluttua (kirjanpitolaki).

Hakulomakkeella annetut tiedot säilytetään niin kauan kuin oppilas opiskelee Kulkurissa.

10. Haluan nähdä omat tietoni

Voit aina itse pyytää omat tietosi. Pyyntö on esitettävä oppilashallintojärjestelmään rekisteröidystä sähköpostistasi tai kirjallisesti tai henkilökohtaisesti Etäkoulu Kulkurin toimistolla. Pyynnön voi esittää myös oppilaan oppilashallintorekisteriin merkitty huoltaja.

11. Tietoni ovat väärin tai haluan poistaa ne?

Jos tietosi ovat väärin, olethan yhteydessä meihin, niin korjaamme tiedot heti. Pyynnöstäsi tietoja voidaan poistaa (tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus tulla unohdetuksi), ellei laki velvoita meitä säilyttämään kyseisiä tietoja. Esimerkiksi oppilas-, arvosana- ja opinto-ohjauksen neuvontatietoja ei voida pyynnöstä huolimatta poistaa.

12. Miten suojaamme tietoja?

Yksityisyyden suoja ja viestinnän luottamuksellisuus ovat Kvs-säätiön toiminnan perusarvoja. Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä, kuten koko toiminnassamme lakeja, viranomaisten määräyksiä ja toimintaohjeita.

Noudatamme vaitiolovelvollisuutta kaikissa henkilötietoihin liittyvissä sisällöissä. Koulutamme säännöllisesti henkilöstöä tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvistä lainsäädännön muutoksista, periaatteista ja käytännöistä.

Kaikkea tietojen käsittelyä valvotaan tarkoituksenmukaisella tavalla ja tietojen käsittelyyn vaaditaan aina tunnistautuminen. Huolehdimme tietoaineistojen ja palveluidemme teknisestä tietoturvasta ja pyrimme kaikessa toiminnassamme estämään tietosuojaluokkauksia ja mahdollisia häiriöitä tietoturvaan.