Dataskyddsbeskrivning
Dataskyddsbeskrivning för Distansskolan Nomad
Skapad 2.9.2025.
För oss är dataskydd och individens rättigheter centrala värden i vår verksamhet, och vi följer tillämplig lagstiftning vid behandling av personuppgifter, såsom EU:s allmänna dataskyddsförordning och den gällande dataskyddslagstiftningen i Finland. I denna dataskyddsbeskrivning redogör vi för hur vi behandlar uppgifter om Distansskolan Nomads elever och vårdnadshavare i samband med ordnandet av undervisningen. Denna beskrivning förklarar också dina dataskyddsrättigheter och hur du kan utöva dem.
Med personuppgifter avses all information som kan användas för att identifiera en person. Det kan vara uppgifter som direkt kan användas för att identifiera en person, till exempel namn, personbeteckning, telefonnummer, e-postadress eller foto, eller information som i kombination med annan information indirekt möjliggör identifiering av personen.
Registeransvarig är den enhet som bestämmer i vilka syften och på vilket sätt dina personuppgifter behandlas. Det är den personuppgiftsansvariges ansvar att säkerställa att dina personuppgifter behandlas lagligt.
Registrerad avser dig, det vill säga den person vars uppgifter behandlas.
1. Registeransvarig
Distansskolan Nomad upprätthålls och registret ansvaras för av Folkupplysningssällskapet rs. (Kvs Stiftelse). Den ligger i Helsingfors och är den äldsta utbildningsorganisationen i Finland, grundad år 1874.
2. Vem kan du kontakta angående behandlingen av dina personuppgifter?
Kontaktuppgifterna till den registeransvarige och den som ansvarar för registerärenden hittar du nedan.
Registeransvarig: Folkupplysningssällskapet rs. (0116589-4)
Postadress: Museigatan18, 00100 HELSINGFORS
E-post: tietosuoja@kvs.fi
Stiftelsens ekonomi- och administrationschef ansvarar för dataskyddsfrågor. Våra aktuella kontaktuppgifter finns på vår webbplats www.kvs.fi
3. Vad är syftet med och den rättsliga grunden för behandlingen?
Vi behandlar personuppgifter om Distansskolan Nomads elever och deras vårdnadshavare i samband med skolans elevregister. Syftet med behandlingen av personuppgifter är kursanmälningar, ordnandet av undervisning och information om skolans verksamhet.
Behandlingen av personuppgifter grundar sig på ett avtal mellan den registrerade och Kvs Stiftelse samt på vårt berättigade intresse, som grundar sig på organisering av undervisning och relaterad kommunikation. Dessutom behandlar vi personuppgifter baserat på våra lagstadgade skyldigheter.
4. Vilka uppgifter behandlar vi?
Vi behandlar följande personuppgifter om elever och deras vårdnadshavare:
- elevens grundläggande uppgifter, såsom för- och efternamn, personbeteckning, födelsedatum, kön och modersmål
- elevens kontaktuppgifter, till exempel adress, telefonnummer och e-postadress
- vårdnadshavarens namn och kontaktuppgifter
- uppgifter om kursanmälningar
- uppgifter om studier, såsom studieprestationer och betyg
Uppgifter om dem som betalar kursavgifterna (t.ex. kontaktuppgifter, betalningssätt, kredit- och indrivningsuppgifter) upprätthålls i Folkupplysningssällskapets kund- och intressentregister.
5. Varifrån får vi uppgifterna?
Uppgifterna fås av eleverna och deras vårdnadshavare. Uppgifter kan också begäras från elevens tidigare skolor eller från en annan skola.
6. Var behandlas uppgifterna?
Uppgifterna behandlas i Kvs Stiftelsens system, som upprätthålls av parter som är personuppgiftsbiträden för vår räkning och i enlighet med våra instruktioner.
Elevuppgifter behandlas i elevförvaltningssystemet som upprätthålls av Futural Oy.
Ansökningsblankettens uppgifter behandlas i Webropol-enkätverktyget.
Undervisnings- och studieärenden hanteras huvudsakligen i webbskolan, dvs. i den digitala lärplattformen Canvas och i Google Workspace for Education-miljön.
Lärare och skolkansliet behandlar dokument och e-post i Microsoft O365-systemet.
Vi skickar ett nyhetsbrev via Creamailer sex gånger om året. För nyhetsbrevet laddas vårdnadshavares e-postadresser från innevarande och föregående termin upp i Creamailer. Prenumerationen kan avslutas via länken längst ned i nyhetsbrevet.
Elevens namn behandlas i ILT Education Oy:s digitala bibliotekstjänst Lukulumo.
7. Vem behandlar uppgifterna?
Endast de personer som behöver uppgifterna för att sköta sina arbetsuppgifter behandlar elevers och vårdnadshavares personuppgifter. Till exempel behandlar lärare studieuppgifter men inte kursavgiftsuppgifter. Uppgifter som ges till elevhandledaren förvaras av denne, men vid behov kan även lärarna, skolchefen och andra intresserade informeras om frågor som gäller elevens studier.
8. Kan min information lämnas ut till någon annan?
Vi lämnar ut information i följande fall:
Om du byter från Distansskolan Nomad till en annan skola eller studerar samtidigt i en annan skola kan dessa behöva information om dina studier hos oss. Begäran kan komma från en annan skola, eleven själv, elevens vårdnadshavare eller en person som vårdnadshavaren har befullmäktigat. Om begäran görs av en annan skola, kontrolleras begärans riktighet med vårdnadshavaren innan uppgifterna lämnas ut. Uppgifter kan lämnas ut både i Finland och till skolor i hela världen (utlämnande av uppgifter utanför EU och EES enligt dataskyddsförordningen).
I enlighet med finsk lag kan Distansskolan Nomad lämna ut all information som den har tillgång till finska myndigheter (t.ex. socialmyndigheter) om de begär det.
9. Hur länge sparas mina uppgifter?
Studieuppgifter lagras under kursens gång och raderas ett år efter kursens slut. Elevuppgifter och intyg förvaras permanent och förstörs aldrig (arkivlagen 831/1994, 8 §). Bokföringsuppgifter som gäller kursavgifter förstörs efter sju år (bokföringslagen).
Uppgifterna på ansökningsblanketten sparas så länge eleven studerar i Distansskolan Nomad.
10. Jag vill se mina egna uppgifter
Du kan alltid begära dina egna uppgifter. Begäran ska göras från den e-postadress som är registrerad i elevförvaltningssystemet eller skriftligen eller personligen vid Distansskolan Nomads kansli. Begäran kan också göras av elevens vårdnadshavare som antecknats i elevförvaltningsregistret.
11. Mina uppgifter är felaktiga eller vill jag radera dem
Om dina uppgifter är felaktiga, vänligen kontakta oss så rättar vi dem omedelbart. På din begäran kan uppgifter raderas (rätten att bli bortglömd enligt dataskyddsförordningen), såvida vi inte är skyldiga enligt lag att bevara dem. Till exempel kan uppgifter om elever, betyg och elevhandledning inte raderas trots begäran.
12. Hur skyddar vi uppgifterna?
Skyddet för den personliga integriteten och konfidentialiteten vid kommunikation är grundvärden i Kvs Stiftelsens verksamhet. Vid behandling av personuppgifter, liksom i all vår verksamhet, följer vi lagar, myndighetsföreskrifter och anvisningar.
Vi iakttar tystnadsplikt i allt innehåll som rör personuppgifter. Vi utbildar regelbundet vår personal i lagändringar, principer och praxis i anslutning till dataskydd och datasäkerhet.
All databehandling övervakas på ett ändamålsenligt sätt och identifiering krävs alltid för databehandling. Vi tar hand om den tekniska datasäkerheten för våra informationsmaterial och tjänster och vi strävar i all vår verksamhet efter att förebygga dataskyddsincidenter och eventuella störningar i datasäkerheten.